Betriebliche Benefits wie die betriebliche Altersvorsorge (bAV), die betriebliche Krankenversicherung (bKV) oder Zuschüsse zu Mobilität und Kinderbetreuung bieten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile. Doch gerade bei der Einführung und Verwaltung solcher Leistungen sind rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für Geschäftsführer ist es entscheidend, diese Vorgaben zu kennen und einzuhalten, um Risiken zu vermeiden und das volle Potenzial der Benefits auszuschöpfen. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die wichtigsten rechtlichen Aspekte.
1. Sozialversicherungsrechtliche Grundlagen
Viele betriebliche Benefits sind ganz oder teilweise von Sozialabgaben befreit. Das betrifft unter anderem die betriebliche Altersvorsorge und bestimmte Sachleistungen wie Mobilitätszuschüsse oder Essensmarken. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich im Sozialgesetzbuch (SGB).
Ein Beispiel ist die Regelung zur Entgeltumwandlung bei der bAV: Arbeitnehmer können bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der gesetzlichen Rentenversicherung steuer- und sozialabgabenfrei in die bAV einzahlen. Für Beiträge darüber hinaus gelten abweichende Regelungen, insbesondere hinsichtlich der steuerlichen Behandlung. Arbeitgeber sind seit 2022 zudem verpflichtet, einen Arbeitgeberzuschuss von mindestens 15 % auf die umgewandelten Beiträge zu leisten.
Verstöße gegen diese Regelungen, wie etwa die Nicht-Gewährung des Zuschusses, können sowohl arbeitsrechtliche als auch sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
2. Steuerliche Regelungen
Die steuerliche Behandlung betrieblicher Benefits ist ein zentrales Thema für Unternehmen. Einige Benefits sind steuerfrei oder steuerlich begünstigt, während andere als geldwerter Vorteil behandelt werden.
Beispiele steuerlich begünstigter Benefits:
- Betriebliche Altersvorsorge: Beiträge sind bis zu bestimmten Höchstgrenzen steuerfrei (§ 3 Nr. 63 EStG).
- Sachbezüge: Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden monatlich Sachleistungen im Wert von bis zu 50 Euro steuerfrei gewähren (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
- Kinderbetreuungszuschüsse: Zuschüsse zur Kinderbetreuung sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie die Voraussetzungen des § 3 Nr. 33 EStG erfüllen.
Es ist wichtig, die aktuellen Höchstgrenzen und Anforderungen genau zu kennen und regelmäßig zu prüfen, da sich diese durch Gesetzesänderungen anpassen können.
3. Arbeitsrechtliche Aspekte
Neben steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben spielen auch arbeitsrechtliche Regelungen eine wichtige Rolle. Geschäftsführer sollten sicherstellen, dass betriebliche Benefits rechtssicher in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt sind.
Zu den wichtigen Fragen zählen:
- Vertragsbindung: Sind die Benefits freiwillig oder vertraglich zugesichert?
- Mitbestimmung: In Betrieben mit einem Betriebsrat sind viele Benefits mitbestimmungspflichtig (z. B. nach § 87 BetrVG).
- Kündigung und Änderungen: Können Benefits einseitig vom Arbeitgeber geändert oder gestrichen werden, oder sind bestimmte Fristen und Bedingungen einzuhalten?
Eine klare und transparente Regelung hilft, Missverständnisse und arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden.
4. Datenschutz und Compliance
Bei der Verwaltung betrieblicher Benefits fallen personenbezogene Daten der Mitarbeitenden an – etwa bei der Anmeldung zur bAV oder der Nutzung von Gesundheitsleistungen. Unternehmen sind daher verpflichtet, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Wichtige Punkte sind:
- Einwilligung der Mitarbeitenden: Für die Verarbeitung sensibler Daten, wie z. B. Gesundheitsdaten, ist in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich.
- Datenverarbeitung durch Dritte: Wenn externe Dienstleister, etwa Versicherungen, eingebunden sind, müssen entsprechende Datenschutzvereinbarungen abgeschlossen werden.
- Datensicherheit: Unternehmen müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen können hohe Bußgelder und Imageschäden zur Folge haben.
5. Besondere Regelungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es oft vereinfachte Verfahren und Förderprogramme, die die Einführung betrieblicher Benefits erleichtern. So fördert das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) seit 2018 den Ausbau der bAV insbesondere in KMU durch zusätzliche staatliche Zuschüsse und vereinfachte Regelungen.
Ein Beispiel ist der sogenannte Förderbetrag für Geringverdiener: Arbeitgeber, die Mitarbeitenden mit einem Bruttogehalt von bis zu 2.575 Euro (Stand: 2024) Beiträge zur bAV gewähren, erhalten dafür einen staatlichen Zuschuss von bis zu 144 Euro jährlich. Diese Förderung wird in der Lohnsteueranmeldung berücksichtigt und bietet KMU einen Anreiz, die bAV flächendeckend einzuführen.
6. Haftungsrisiken und Absicherung
Geschäftsführer sind verpflichtet, die rechtlichen Rahmenbedingungen für betriebliche Benefits einzuhalten. Fehler oder Versäumnisse können zu Haftungsrisiken führen – sowohl gegenüber den Mitarbeitenden als auch gegenüber Behörden. Typische Risiken sind:
- Fehlende oder unvollständige Zuschüsse zur bAV.
- Fehlende Dokumentation und Nachweise.
- Verletzungen von Mitbestimmungs- oder Datenschutzpflichten.
Es empfiehlt sich daher, regelmäßig rechtliche Prüfungen durchzuführen und gegebenenfalls externe Fachberatung in Anspruch zu nehmen.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für betriebliche Benefits sind vielfältig und können je nach Unternehmensgröße und Branche unterschiedlich ausfallen. Für Geschäftsführer ist es essenziell, diese Vorgaben zu kennen und korrekt umzusetzen, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Vorteile betrieblicher Benefits voll auszuschöpfen. Personalis unterstützt Sie dabei, rechtssichere und maßgeschneiderte Benefits-Konzepte für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung!
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