Die Einführung einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV) oder einer betrieblichen Krankenversicherung (bKV) bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile – von der stärkeren Mitarbeiterbindung bis hin zu steuerlichen Ersparnissen. Doch trotz dieser positiven Aspekte gibt es zahlreiche rechtliche Fallstricke, die Unternehmen beachten müssen. Fehler bei der Implementierung können zu finanziellen Risiken, arbeitsrechtlichen Streitigkeiten oder sogar Haftungsfällen für Geschäftsführer führen.
Dieser Leitfaden zeigt, welche rechtlichen Hürden bestehen und wie Unternehmen diese sicher umgehen.
1. Unklare Vertragsgestaltung und fehlende Dokumentation
Ein häufiger Fehler bei der Einführung von bAV- und bKV-Modellen ist eine unklare oder fehlende Dokumentation. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Vereinbarungen eindeutig geregelt sind – sowohl im Arbeitsvertrag als auch in separaten Versorgungsordnungen oder Betriebsvereinbarungen.
Typische Fehler:
- Keine schriftliche Fixierung der Zusage oder unklare Formulierungen
- Fehlende Information über steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen
- Keine Regelung zur Anpassung oder Änderung der Leistungen
Lösung:
Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Einführung einer bAV oder bKV immer mit einer klaren, rechtssicheren Dokumentation einhergeht. Dazu gehören:
- Eine Versorgungsordnung, die klar regelt, wer Anspruch auf welche Leistungen hat
- Eine schriftliche Zustimmung der Mitarbeitenden bei einer bKV, insbesondere wenn Gesundheitsdaten verarbeitet werden
- Eine eindeutige Regelung zur Anpassung oder Beendigung der Leistung
Ohne eine saubere vertragliche Grundlage können Streitigkeiten entstehen, insbesondere wenn sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern oder das Unternehmen die Benefits später anpassen möchte.
2. Fehlerhafte Umsetzung der Entgeltumwandlung in der bAV
Die Entgeltumwandlung ist ein zentraler Bestandteil vieler bAV-Modelle. Dabei verzichten Mitarbeitende auf einen Teil ihres Bruttogehalts, der dann steuer- und sozialversicherungsfrei in eine bAV eingezahlt wird. Hier lauern jedoch einige rechtliche Risiken.
Wichtige Fallstricke:
- Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, einen Arbeitgeberzuschuss von mindestens 15 % auf die umgewandelten Beiträge zu leisten (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Dies gilt für neue und bestehende Verträge. Wird dieser Zuschuss nicht geleistet, drohen Nachzahlungen und Haftungsrisiken.
- Die Entgeltumwandlung darf nicht zu einer Unterschreitung des Mindestlohns führen. Wer Mitarbeitende mit einem niedrigen Gehalt beschäftigt, muss darauf achten, dass nach der Umwandlung der gesetzliche Mindestlohn weiterhin eingehalten wird.
- Fehlende oder fehlerhafte Information der Mitarbeitenden: Unternehmen sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden über die Auswirkungen der Entgeltumwandlung auf zukünftige Sozialleistungen (z. B. gesetzliche Rente, Arbeitslosenversicherung) zu informieren.
Lösung:
- Regelmäßige Überprüfung, ob der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss korrekt berechnet und umgesetzt wird
- Sicherstellen, dass Mitarbeitende über alle Auswirkungen der Entgeltumwandlung informiert sind
- Prüfung durch Steuerberater oder Spezialisten, ob alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden
3. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nicht beachten
In Unternehmen mit einem Betriebsrat ist die Einführung einer bAV oder bKV in der Regel mitbestimmungspflichtig. Werden die Rechte des Betriebsrats nicht beachtet, kann dies zu rechtlichen Konflikten und Verzögerungen führen.
Was ist mitbestimmungspflichtig?
- Die Auswahl der Versicherungsanbieter und die Kriterien für den Abschluss von bAV- und bKV-Verträgen
- Die Kriterien für die Teilnahme an der Vorsorge (z. B. ob alle Mitarbeitenden oder nur bestimmte Gruppen profitieren)
- Die Modalitäten der Entgeltumwandlung, insbesondere wenn bestehende Entgeltbestandteile umgewandelt werden
Lösung:
Unternehmen sollten den Betriebsrat frühzeitig in die Planung und Umsetzung einbinden, um rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine bKV über eine pauschale Gehaltsumwandlung oder als freiwillige Zusatzleistung angeboten wird.
4. Datenschutzrechtliche Herausforderungen bei der bKV
Die betriebliche Krankenversicherung ist besonders sensibel in Bezug auf den Datenschutz, da hier Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Dies fällt unter die besonderen Schutzbestimmungen der DSGVO (Art. 9 DSGVO).
Typische Datenschutzrisiken:
- Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden werden ohne ausdrückliche Einwilligung an den Versicherer weitergeleitet
- Fehlende oder unzureichende Datenschutzhinweise für Mitarbeitende
- Keine vertragliche Regelung zur Datenverarbeitung durch externe Dienstleister
Lösung:
- Arbeitgeber sollten ausschließlich die für den Vertragsabschluss notwendigen Daten an die Versicherung weitergeben und keine Gesundheitsdaten speichern oder verarbeiten.
- Eine ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeitenden einholen, falls Gesundheitsdaten weitergeleitet werden müssen.
- Datenschutzrechtliche Vereinbarungen mit Versicherern und Dienstleistern abschließen, um die rechtlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
5. Haftungsrisiken für Geschäftsführer und HR-Verantwortliche
Wenn Unternehmen die rechtlichen Vorgaben für bAV und bKV nicht einhalten, können Geschäftsführung und Personalverantwortliche persönlich haftbar gemacht werden.
Mögliche Haftungsfälle:
- Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, wenn die Entgeltumwandlung nicht korrekt umgesetzt wurde
- Schadensersatzforderungen von Mitarbeitenden, wenn sie aufgrund fehlerhafter Beratung finanzielle Nachteile erleiden
- Bußgelder wegen Datenschutzverstößen, wenn personenbezogene Daten ohne gültige Rechtsgrundlage verarbeitet wurden
Lösung:
- Rechtliche Prüfung der bAV- und bKV-Modelle durch Experten
- Klare vertragliche Regelungen zur Haftung und Verantwortung für alle Beteiligten
- Regelmäßige Schulungen für HR-Verantwortliche und Geschäftsführer zu aktuellen Gesetzesänderungen
Fazit: Rechtliche Fallstricke vermeiden und auf sichere Lösungen setzen
Die Einführung einer bAV oder bKV kann für Unternehmen ein echter Wettbewerbsvorteil sein – allerdings nur, wenn alle rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet werden. Fehler bei der Entgeltumwandlung, Datenschutzverstöße oder fehlende Mitbestimmung können erhebliche Risiken mit sich bringen.
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